Halo warga sedulur Banten, pasti sudah tak sabar ya menanti kelanjutan kisah Mas Hesti yang tengah belajar di Australias sana. Kali ini adalah bagian terakhir dari tema “Mungkinkah ASN Pemda Belajar di Luar Negeri”. Selanjutnya Mas Hesti akan menceritakan keseruannya mengaruhi kehidupan di negeri orang, hal-hal menarik yang ditemui, hingga bagaimana caranya ‘bertahan’ hidup di perantauan nun jauh di sana sambil membawa misi menimba ilmu untuk kelak diimplementasikan di Banten. Nantikan ya.
Aparatur Sipil Negara (ASN) Pemerintah Daerah (Pemda) dan Kuliah di Luar Negeri
Oleh: M. Nurhestitunggal
Bagian 3
Pada bagian sebelumnya, argumen perlunya ASN melanjutkan kuliah, dan mengapa ke luar negeri, telah dibahas.
Pada bagian pertama, kita sempat singgung bisakah PNS melanjutkan kuliah ke luar negeri dengan biaya sendiri? Jawabnya bisa. Apabila memenuhi syarat yang ditentukan, tugas belajar juga dapat diberikan untuk kuliah ke luar negeri dengan biaya mandiri. Hal yang sama berlaku pula untuk berkuliah di dalam negeri.
Namun demikian, karena konteks artikel ini adalah melalui beasiswa, maka yang tertarik untuk melanjutkan dengan biaya mandiri dapat mencermati sendiri ketentuannya dalam Surat Edaran Menteri PANRB Nomor 28 Tahun 2021 tentang Pengembangan Kompetensi PNS melalui Jalur Pendidikan.
Pada bagian ini, kita akan mengulas bagaimana cara kita bisa berkuliah ke luar negeri, apa saja yang perlu kita persiapkan, dan apa yang perlu Pemda lakukan.
Apa yang harus kita persiapkan?
Beasiswa berlaku universal, siapapun yang memenuhi persyaratan dapat ikut mendaftar. Proses seleksinya berbasis merit, siapapun yang lulus tahapan seleksi, dapat menerima beasiswa. Untuk dapat berkuliah ke luar negeri, kita perlu memahami persyaratan pendaftaran dan tahapan seleksi.
Persyaratan Pendaftaran
Persyaratan penyedia beasiswa dan persyaratan kampus tujuan studi, lazimnya serupa. Biasanya terdiri dari syarat administratif, syarat akademik dan syarat kemampuan Bahasa Inggris. Syarat akademik dan syarat bahasa sebenarnya bagian dari syarat administratif, namun supaya lebih jelas, kita akan bahas terpisah.
Syarat administratif berkaitan dengan keabsahan pengusulan pendaftaran, misalnya harus diusulkan oleh sekurang-kurangnya pejabat setingkat eselon II yang membidangi pengembangan SDM. Syarat lainnya, misalnya batas usia pendaftar. LPDP dan Pusbindiklatren mengadopsi syarat-syarat ini. Selain itu Pusbindiklatren juga mempersyaratkan Dokumen Rencana Pengembangan SDM, Human Capital Development Plan (HCDP).
AAS tidak secara eksplisit menentukan pengusul, namun mempersyaratkan rekomendasi dari atasan di form pendaftaran, termasuk rekomendasi akademik bagi pendaftar program doctoral. Pun, AAS tidak mempersyaratkan batas usia, namun bagi pendaftar PNS, rekomendasi atasan dapat berperan sebagai filter. Di AAS, pendaftar juga harus menjelaskan Development Impact Plans, atau Re-Entry Action, yaitu dampak yang diberikan sebagai penerima beasiswa setelah menyelesaikan program.
Ketentuan akademik berkaitan dengan ijazah yang harus dimiliki sebagai prasyarat, serta Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal. Misalnya untuk mendaftar program masters, pendaftar harus memiliki ijazah sarjana, untuk mendaftar program doctoral, harus memiliki ijazah masters. Pendaftar juga perlu mencapai IPK minimal tertentu pada jenjang sebelumnya untuk memenuhi syarat akademik.
“The limits of my language mean the limits of my world”- Ludwig Wittgenstein. Penguasaan bahasa menjadi kunci pembuka gerbang pendidikan di luar negeri. Tak berlebihan kiranya, penguasaan bahasa asing menjadi salah satu faktor penting menuju ASN berkelas dunia.
Untuk dapat berkuliah di luar negeri, ASN harus memenuhi ambang minimal kemampuan berbahasa Inggris, yang dibuktikan dengan sertifikat seperti TOEFL, maupun IELTS. Misalnya, untuk magister dan doktoral luar negeri kategori targeted, LPDP mensyaratkan TOEFL iBT 80 atau IELTS 6,5. AAS mensyaratkan TOEFL iBT 80 atau IELTS 6,0 pada kategori targeted. Untuk memperoleh sertifikat tersebut, biaya tesnya berkisar 3 jutaan rupiah lebih.
Setelah lulus seleksi, AAS memberikan pembekalan berupa English for Academic Purposes (EAP) untuk mempersiapkan penerima beasiswa memasuki dunia akademik dan memenuhi kriteria pendaftaran kampus. Demikian halnya LPDP yang memberikan pengayaan bahasa, namun hanya untuk kategori afirmasi. Bappenas juga memberikan pembekalan serupa, khususnya bagi karyasiswa S-2 Linkage dan S-2/S-3 Luar Negeri.
Secara lebih rinci syarat pendaftaran beasiswa bagi PNS dapat dilihat, misalnya, pada Policy Handbook AAS, Panduan Umum LPDP, maupun booklet Pusbindiklatren Bappenas.
Adapun syarat dari kampus tujuan studi lazimnya sama: syarat administrasi, akademik, dan bahasa, meski rentang standar minimalnya dapat bervariasi. Persyaratan pendaftaran di kampus tujuan studi dapat dilihat pada bagian “admission requirements” di website masing-masing kampus.
Dengan mengetahui persyaratan, kita dapat lebih strategis memilih penyedia beasiswa dan kampus tujuan. Setelah mengetahui berbagai persyaratan, kita juga perlu memahami tahapan seleksi.
Tahapan Seleksi
Tahapan seleksi beasiswa bervariasi, tergantung penyedianya. AAS, misalnya, hanya terdiri dari dua tahap, seleksi administrasi dan interviu dengan Joint Selection Team. LPDP meliputi tiga tahap, seleksi administrasi, seleksi bakat skolastik, dan seleksi substansi (wawancara). Beasiswa Pusbindiklatren Bappenas terdiri dari empat tahap, seleksi administrasi, tes potensi akademik, TOEFL ITP, serta seleksi wawancara pada program tertentu. Beasiswa lain umumnya dua tahap, seleksi administrasi dan interviu.
Apakah kita perlu memiliki Letter of Admission atau Letter of Acceptance (LoA) dari universitas sebelum mendaftar? Di AAS, LoA merupakan bagian dari penetapan beasiswa yang harus disetujui bersama. Untuk kategori targeted, LPDP juga tidak mensyaratkan LoA. Namun demikian, pendaftar yang telah memiliki LoA unconditional, dapat langsung ke tahap seleksi substansi tanpa harus mengikuti seleksi bakat skolastik.
Meskipun LoA tidak dipersyaratkan, dalam wawancara kandidat akan dinilai keseriusannya dari penguasaan program yang akan diambil, misalnya alasan akademik mengapa memilih kampus tertentu. Mengetahui tahapan seleksi membantu kita mempersiapkan diri secara lebih strategis.
Mengetahui syarat pendaftaran dan tahapan seleksi saja tidak cukup, karena sebagian proses pendaftaran beasiswa ditentukan oleh dukungan Pemda. Untuk itu, Pemda juga perlu melakukan beberapa hal agar memotivasi ASNnya berkuliah ke luar negeri.
Apa yang Pemda perlu lakukan?
Pertama, OPD urusan kepegawaian dan perangkat daerah memastikan arus informasi beasiswa diteruskan secara berjenjang kepada semua pegawai, terutama para pegawai yang bermaksud untuk mendaftar. Lebih dari itu, setiap OPD, bersama OPD urusan kepegawaian, bersinergi menyusun rencana pengembangan SDM (HCDP), yang memetakan target kesenjangan kompetensi yang disasar, termasuk klaster bidang studi yang diperlukan. HCDP dapat digunakan sebagai filter oleh OPD maupun OPD urusan kepegawaian untuk pertimbangan penugasan belajar.
Kedua, Pemda membangun iklim yang membangkitkan semangat PNS untuk terus mengembangkan kompetensi melalui jalur pendidikan, misalnya dengan menyediakan SOP yang jelas. Akibat SOP yang tidak jelas, pada Tahun 2018, saya sempat tidak bisa mendaftar beasiswa LPDP karena melewati tenggat pendaftaran.
SOP yang jelas penting supaya semua proses administrasi menjadi transparan dan akuntabel serta dapat dipahami semua pihak. Selain SOP yang jelas, untuk membangkitkan semangat PNS supaya terus meningkatkan kualifikasi, Pemda dapat memberikan bantuan biaya pendidikan.
Seandainya tidak menyediakan beasiswa sendiri dari APBD, Pemda bisa memberikan dukungan biaya pendidikan yang sah dan tidak tumpang tindih dengan komponen biaya dari pemberi beasiswa. Minimal, Pemda dapat memberikan tunjangan kinerja yang menjadi hak PNS tugas belajar, dengan tidak mengerdilkan mereka.
Beberapa Kementerian telah berinovasi, misalnya Badan Riset dan Inovasi Nasional, memberikan tunjangan kinerja PNS tugas belajar dalam kelas jabatan sesuai dengan jenjang pendidikan yang ditempuh. Dengan demikian, tidak terjadi penurunan kelas jabatan yang signifikan bagi PNS belajar. Demikian pula Kementerian Hukum dan HAM, menggunakan tunjangan kinerja yang diterima sebelumnya sebagai benchmark bagi PNS tugas belajar.
Meski bukan menjadi motivasi utama bagi mereka yang memang berkomitmen meningkatkan kualifikasi dan memperoleh pengalaman, hal tersebut dapat menjadi stimulus bagi PNS tugas belajar karena dirasakan sebagai wujud dukungan dan apresiasi Pemda.
Ketiga, Pemda memberikan dukungan administratif yang diperlukan oleh PNS tugas belajar. Proses pendaftaran beasiswa, seleksi beasiswa, penetapan penerima beasiswa, penugasan belajar, persiapan keberangkatan ke negara studi, merupakan rangkaian proses panjang yang melelahkan. Keseluruhan proses tersebut memerlukan dukungan administratif dari Pemda.
Tahapan tersebut dapat menimbulkan frustasi ketika banyak kendala. Misalnya, untuk mendaftar beasiswa, secara umum diperlukan surat pengantar dari OPD yang menyelenggarakan urusan kepegawaian. Untuk itu, kita perlu pengantar dari kepala OPD kita, yang prosesnya juga berjenjang dari unit terkecil.
Penetapan penugasan belajar lebih panjang alurnya, karena memerlukan keputusan Pejabat Pembina Kepegawaian. Di sini diperlukan kecermatan untuk menghasilkan produk hukum yang prima, karena kesalahan kecil akan berakibat pada tertundanya proses. Contohnya, SK Tugas Belajar saya baru saya terima setahun setelah saya mulai studi, hanya karena kesalahan mencantumkan jenjang kepangkatan.
Demikian halnya proses penerbitan paspor dinas dan izin perjalanan luar negeri, yang memerlukan persetujuan dan pengantar secara berurutan dari Kementerian Dalam Negeri, Sekretariat Negara dan Kementerian Luar Negeri. Proses internal di Pemda sendiri dimulai dari OPD, kepada OPD penyelenggara urusan kerjasama daerah, untuk diusulkan melalui sebuah aplikasi terpadu.
Proses ini lebih panjang untuk Pemkab/Pemkot, karena harus melalui Pemprov, sebagai wakil pemerintah pusat, terlebih dahulu.
Keempat, Pemda dapat membantu ASNnya mempersiapkan diri untuk melanjutkan pendidikan. Misalnya, dengan memberikan pelatihan Bahasa Inggris, dan memfasilitasi sertifikasi kemampuan berbahasa Inggris. Pemda dapat menyelenggarakan sendiri melalui OPD urusan pengembangan SDM, atau bekerja sama dengan lembaga bahasa baik yang merupakan entitas dari perguruan tinggi, maupun lembaga swasta. Opsi lainnya, Pemda dapat berbagi biaya (cost-sharing) dengan Pusbindiklatren Bappenas untuk menyelenggarakan beasiswa pembekalan Bahasa Inggris.
Kelima, Pemda perlu menyiapkan rencana pengembangan karier yang jelas dalam proses re-entry bagi PNS tugas belajar yang menyelesaikan studi. PNS tugas belajar merupakan output dari investasi SDM, yang diharapkan dapat menghasilkan outcomes dan impacts.
Semua penyedia beasiswa menuntut impacts yang lebih luas dari investasi mahal yang mereka lakukan. Sebagai contoh, LPDP membandingkan biaya yang dikeluarkan untuk satu orang penerima beasiswa luar negeri dengan besaran dana desa. Berapa banyak desa, berapa banyak keluarga, yang dapat memperoleh manfaat andaikan negara memilih untuk tidak berinvestasi di satu orang penerima beasiswa.
Ilustrasi tersebut dilakukan untuk menanamkan di benak para penerima beasiswa betapa negara mengharapkan dampak kemanfaatan yang lebih luas bagi kemajuan bangsa dari investasi pembangunan SDM yang dilakukannya.
Pun AAI, dan StuNed, yang secara berkala melakukan monitoring kontribusi alumninya. Misalnya, AAI memberikan Australian Alumni Awards dalam beberapa kategori bagi alumni yang memberikan dampak luas. Pusbindiklatren Bappenas, juga melakukan monitoring dan evaluasi setelah selesai mengikuti program.
Tanpa rencana pengembangan karier yang jelas, PNS tugas belajar dapat menjadi “non-utilised talents” yaitu talenta yang kurang dimanfaatkan atau terabaikan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuannya dalam suatu organisasi, yang menyebabkan inefisiensi dan hilangnya potensi.
Epilog
Melalui artikel bersambung ini, kita telah membahas peluang beasiswa, alasan perlunya melanjutkan kuliah dan alasan berkuliah ke luar negeri, serta bagaimana cara kita memperoleh beasiswa, termasuk dukungan apa saja yang Pemda bisa lakukan agar semakin banyak ASNnya dapat berkuliah ke luar negeri.
Peluang ada di mana-mana, dan setiap ASN Pemda mempunyai kesempatan yang sama, tinggal apakah akan mengambil kesempatan itu atau tidak.
Gold Coast, 20 Mei 2024.
Bersambung…
